Để quản lý nhóm hiệu quả, bạn cần có một số đặc điểm và kỹ năng chính. Nếu không có nó, bạn sẽ rất khó để điều hướng nhân viên làm việc theo đúng mục tiêu chung và giúp họ thể hiện tài năng của mình một cách tốt nhất. Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng có thể gây hại trực tiếp đến cả tổ chức và sự nghiệp của bạn.
Vì vậy, cho dù bạn là một nhà quản lý đầy tham vọng, một nhà lãnh đạo mới được bổ nhiệm chưa có nhiều kinh nghiệm hay một giám đốc điều hành đang gặp khó khăn trong việc giám sát nhóm của mình, thì việc phát triển những kỹ năng quan trọng dưới đây sẽ giúp bạn ngày càng thành công trong công việc.
1. Quản lý nhóm là gì?
Quản lý nhóm là khả năng của người quản lý hoặc tổ chức để dẫn dắt một nhóm người hoàn thành nhiệm vụ hoặc mục tiêu chung. Quản lý nhóm hiệu quả liên quan đến việc hỗ trợ, giao tiếp và nâng cao tinh thần các thành viên trong nhóm để họ hoạt động hết khả năng của mình và tiếp tục phát triển với tư cách là những người làm việc chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, các yếu tố chính để tạo nên một nhà quản lý nhóm hiệu quả có thể sẽ khác nhau. Bởi nó tùy thuộc vào môi trường làm việc và con người. Một số nhà quản lý thành công với cách tiếp cận chuyên chế. Trong khi những người quản lý khác họ thích quản lý nhóm theo cách bình thường hơn đó chính là trở thành bạn với nhân viên .
Một số thành viên trong nhóm có thể phản ứng khác nhau đối với một số cách quản lý nhất định. Nắm được phong cách lãnh đạo của riêng bạn và những gì phù hợp nhất với nhóm của bạn là một phần quan trọng trong quản lý nhóm.
2. Tại sao quản lý nhóm lại quan trọng?
Quản lý nhóm đóng vai trò rất quan trọng tại nơi làm việc vì:
- Nó giúp giải quyết vấn đề dễ dàng hơn thông qua việc thực hiện các thương lượng và tư duy phản biện.
- Nó khuyến khích giao tiếp cởi mở hơn giữa người quản lý và các thành viên trong nhóm. Đồng thời nhấn mạnh kỹ năng giao tiếp tốt và lắng nghe tích cực.
- Nó đảm bảo các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm đang làm việc hướng tới mục tiêu chung đã được xác định rõ ràng.
- Nó giúp các nhà quản lý vạch ra rõ ràng vai trò và kỳ vọng đối với các thành viên trong nhóm của họ.
Hiểu được tầm quan trọng của quản lý nhóm và phát triển các kỹ năng quản lý sẽ giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt nhất có thể. Bạn quản lý nhóm của mình càng hiệu quả mọi người trong nhóm sẽ càng thành công rực rỡ trong công việc.
3. 08 Kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả
Các nhà quản lý nhóm hiệu quả thường có xu hướng chia sẻ các kỹ năng, thái độ và chiến thuật nhất định của mình với mọi người trong nhóm. Mặc dù việc quản lý tốt không chỉ đơn thuần là áp dụng danh sách các phương pháp và cách tiếp cận đã được thử nghiệm. Bạn cũng có thể được hưởng lợi từ việc xem xét các phương pháp đã hoạt động hiệu quả đối với các nhà quản lý khác trong những năm qua.
Nếu bạn là người mới trong lĩnh vực quản lý hoặc muốn phát triển kỹ năng quản lý của mình. Hãy tham khảo 08 kỹ năng quản lý nhóm mà mọi nhà lãnh đạo đều cần dưới đây:
3.1. Tập trung vào việc phục vụ hơn là quản lý
Mặc dù nghe có vẻ phi logic. Nhưng các nhà quản lý hiệu quả thường tập trung vào việc phục vụ hơn là quản lý nhóm của họ. Với tư cách là người quản lý, bạn hãy luôn quan tâm và đặt lợi ích của các thành viên trong nhóm lên đầu. Cố gắng hỗ trợ họ khi họ cần hoặc trong việc đạt được các mục tiêu cá nhân và nhóm.
Ngoài ra, một nhà quản lý giỏi dẫn dắt thông qua các hành động thay vì chỉ đơn thuần đưa xuống các mệnh lệnh và giao nhiệm vụ cho người khác làm. Nếu bạn muốn nhóm của mình hoạt động chuyên nghiệp và hoàn thành công việc một các xuất sắc thì bạn nên là người làm gương.
Ví dụ: Một thành viên trong nhóm gọi điện xin nghỉ vì cô ấy bị ốm. Thay vì thêm tất cả các nhiệm vụ chưa hoàn thành của cô ấy vào khối lượng công việc của các thành viên khác trong nhóm. Bạn hãy đề nghị tự mình hoàn thành nhiệm vụ đó.
3.2. Đừng bảo thủ và luôn cho rằng bạn là người đúng
Nếu bạn là một nhà quản lý giỏi. Bạn phải luôn không ngừng cố gắng tìm tòi và liên tục trau dồi những kiến thức mới. Mặc dù với tư cách là một nhà quản lý, bạn có thể giữ vị trí cao hơn các thành khác trong nhóm. Nhưng bạn nên giữ một tâm trí cởi mở về những gì nhân viên của bạn có thể dạy bạn hàng ngày.
Ngoài việc học hỏi từ các thành viên trong nhóm. Bạn cũng nên đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật các xu hướng. Đầu tư đúng cách đúng chỗ vào sự phát triển chuyên môn của bản thân.
Ví dụ: Trong cuộc họp với nhóm của mình. Bạn đưa ra ý kiến về vấn đề mà khách hàng của bạn đang gặp phải. Một trong những kỹ thuật viên cấp cao của bạn không đồng tình với phân tích của bạn. Thay vì ngay lập tức cho rằng quan điểm của bạn là đúng. Bạn hãy chăm chú lắng nghe những gì anh ấy nói. Sau đó thảo luận mang tính xây dựng về vấn đề này.
3.3. Ưu tiên tính minh bạch
Một nơi làm việc công bằng, minh bạch giúp các thành viên gắn kết với nhau hơn. Khuyến khích sự sáng tạo và có trách nhiệm trong công việc. Thực hành tính minh bạch thông qua giao tiếp cởi mở và nhất quán. Cho phép các thành viên trong nhóm của bản cảm thấy được tôn trọng. Đây là một yếu tố quan trọng đối với sự hài lòng và năng suất của mọi người trong nhóm nói chúng.
Điều này cũng có thể giúp các thành viên trong nhóm của bạn tự tin hơn khi đóng góp các ý kiến và giải pháp tại nơi làm việc. Mang lại những lợi ích to lớn cho tất cả những người có liên quan.
Ví dụ: Thay vì phân phối các nhiệm vụ của nhóm trên cơ sở cá nhân. Hãy sử dụng hệ thống quản lý dự án để phân công, hiển thị các nhiệm vụ và mục tiêu tổng thể cho một dự án cụ thể. Khi các thành viên trong nhóm thấy rõ vai trò của họ trong một dự án và biết chính xác trách nhiệm của họ là gì. Họ có nhiều sẽ tự chịu trách nhiệm về việc tạo ra công việc có chất lượng.
3.4. Đưa ra ranh giới rõ ràng
Mặc dù bạn luôn đối xử tử tế và tôn trọng tất cả mọi thành viên trong nhóm của mình. Nhưng bạn vẫn nên đặt ra ra những ranh giới trong mối quan hệ và khẳng định quyền hạn của mình. Các thành viên trong nhóm nên biết rằng nhiệm vụ của bạn là phải đảm bảo công việc của họ phải được hoàn thành một cách hiệu quả và sẽ kỷ luật nếu họ không hoàn thành công việc. Cần phải có sự hiểu biết, rõ ràng về trách nhiệm và vai trò của mình trong nhóm để mọi người biết ranh giới mà mình cần vượt qua và đạt được.
Ví dụ: Một khách hàng thông báo cho bạn rằng một trong những kỹ thuật viên của bạn đã không bảo trì sản phẩm của họ một cách thường xuyên theo thỏa thuận đã đưa ra. Thay vì gửi email thông báo cho kỹ thuật viên và cho họ biết rằng họ cần cập nhật các nhiệm vụ bảo trì. Bạn hãy gặp trực tiếp họ để trình bày rõ ràng những mong đợi của bạn và thảo luận về hiệu suất không đạt yêu cầu gần đây của nhân viên. Bằng cách gặp gỡ trực tiếp, bạn cho thành viên trong nhóm của mình thấy rằng bạn rất coi trọng hiệu suất của họ. Và việc không tuân thủ các nhiệm vụ công việc sẽ không được đánh giá cao.
3.5. Cung cấp một không gian làm việc tích cực
Mặc dù thế giới kinh doanh là một nơi nghiêm túc thường liên quan đến tỷ suất lợi nhuận, đánh giá rủi ro và đánh giá hiệu suất. Nhưng các nghiên cứu đã chỉ ra rằng một chút hài hước và nhẹ nhàng trong văn phòng có thể có tác động tích cực đáng kể đến năng suất là việc của mọi người.
Nếu có thể, hãy tổ chức những buổi đi chơi tập thể vui vẻ hoặc làm sống động môi trường văn phòng với một số loại cây và màu sắc tươi sáng. Ngay cả khi thỉnh thoảng bạn chỉ cần mang theo một bó hoa đến nơi làm việc hoặc kể một câu chuyện cười. Điều này có thể làm bừng sáng cả ngày của nhóm bạn và nuôi dưỡng văn hóa hạnh phúc trong không gian làm việc.
Ví dụ: Tinh thần trong văn phòng hơi thấp sau khi mất một hợp đồng lớn. Bạn quyết định làm nhẹ tâm trạng bằng cách thuê một chuyên viên mát-xa di động đến mát-xa vai và cổ cho mọi người. Và khi mọi người thoải mái hơn một chút, bạn sẽ ngồi lại với họ để thảo luận về các bài học kinh nghiệm và cách nhóm có thể cải thiện việc cung cấp dịch vụ trong tương lai.
3.6. Nhấn mạnh việc giao tiếp thường xuyên và hiệu quả tại nơi làm việc
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý hiệu quả là giao tiếp. Với tư cách là người quản lý, bạn nên cung cấp cho nhóm của mình tất cả các thông tin liên quan cũng như khuyến khích nhận phản hồi từ nhân viên của bạn.
Giao tiếp hiệu quả bắt đầu bằng việc chú ý lắng nghe. Bạn nên làm gương cho các thành viên trong nhóm của mình bằng cách thực sự lắng nghe họ. Xem xét ý kiến cũng như những đóng góp của họ. Bạn cũng nên cố gắng thúc đẩy một môi trường làm việc mà các thành viên trong nhóm có quyền tự do thể hiện bản thân theo cách lịch sự và tôn trọng.
Tuy nhiên, giao tiếp mang tính xây dựng và tích cực không phải lúc nào cũng liên quan đến việc nói chuyện trực tiếp. Ngày nay, có một loạt các ứng dụng truyền thông xã hội để đồng nghiệp có thể giữ liên lạc với nhau và trao đổi ý kiến.
Ví dụ: Bạn nhận ra sự thiếu giao tiếp trong văn phòng đang ảnh hưởng tiêu cực đến việc cung cấp dịch vụ. Để giải quyết vấn đề này, bạn hãy mở một cuộc họp với các thành viên trong nhóm. Thảo luận về các quy trình và nơi diễn ra sự cố trong giao tiếp. Để hỗ trợ các thành viên trong nhóm. Bạn hãy cung cấp cho họ một ứng dụng di động trên điện thoại của họ. Nơi họ có thể nhắn tin trao đổi công việc và những vấn đề khác trong công việc.
3.7. Khuyến khích và nuôi dưỡng sự phát triển của mọi thành viên trong nhóm
Là một nhà quản lý, bạn nên hỗ trợ và nuôi dưỡng tài năng của mọi thành viên trong nhóm của mình. Nhân viên nên biết rằng bạn luôn tạo điều kiện tốt nhất để họ phát triển bản thân và được hưởng những lợi ích lớn nhất. Bên cạnh đó hãy cho họ biết rằng bạn luôn ủng hộ các mục tiêu và ước mơ của họ. Điều này có nghĩa là bạn phải luôn tìm cách mang đến những kiến thức hay ho và mới mẻ cho họ. Chẳng hạn như trao cho họ cơ hội tham dự các hội thảo các chuyên môn và các khóa học chuyên sâu.
Ngoài việc khuyến khích nhân viên của bạn liên tục mở rộng kiến thức. Bạn cũng có thể nuôi dưỡng và động viên họ thông qua những phản hồi tích cực khi họ làm việc tốt hoặc hiệu suất làm việc của họ tăng cao. Tuy nhiên, bạn cũng nên đưa ra những lời khuyên mang tính xây dựng. Vì điều này có thể hỗ trợ các thành viên trong nhóm phát triển chuyên môn của họ.
Ví dụ: Một hội nghị thú vị đang diễn ra liên quan đến công nghệ mới. Mặc dù chỉ có các kỹ sư cấp cao và ban quản lý mới được tham gia hội nghị. Nhưng bạn có một kỹ sư cấp dưới tài năng trong nhóm của mình. Người có thể hưởng lợi từ việc tham dự hội nghị. Bạn quyết định nêu vấn đề này trong cuộc họp quản lý tiếp theo và yêu cầu họ cho phép kỹ sư cấp dưới tham dự.
3.8. Hãy cởi mở để có những thay đổi tốt hơn
Để trở thành một nhà quản lý hiệu quả, bạn cần cởi mở để thay đổi. Điều này liên quan đến việc điều chỉnh phong cách quản lý của bạn khi cần thiết. Bạn phải nhận ra rằng các thành viên trong nhóm mỗi người sẽ có tính cách. Cách tiếp cận và cách thức thực hiện công việc khác nhau. Hãy cởi mở để thử các công nghệ mới. Thay đổi phương pháp quản lý điển hình của bạn khi nó không còn mang lại kết quả mong muốn.
Ví dụ: Mặc dù văn phòng quy định rằng tất cả nhân viên phải báo cáo với trưởng phòng vào buổi sáng. Trước khi đi gặp khách hàng và tham dự các buổi họp. Nhưng bạn nhận ra rằng điều này có tác động tiêu cực đến năng suất. Khiến các thành viên trong nhóm mất thời gian quý báu. Bạn quyết định để các thành viên đến thăm khách hàng vào buổi sáng. Sau đó nộp báo cáo sau và ngược lại, tùy theo quyết định của họ và nếu điều họ làm mang lại lợi ích cho năng suất tổng thể của họ.
4. Các cách để bạn có thể phát triển kỹ năng quản lý nhóm
Nếu bạn muốn nâng kỹ năng quản lý nhóm của mình lên một tầm cao mới. Bạn có thể thực hiện một số bước sau đây để cải thiện chúng. Bao gồm:
4.1 Đánh giá các kỹ năng hiện tại của bạn
Để vạch ra lộ trình phát triển nghề nghiệp của bản thân. Trước tiên bạn cần phải nắm rõ kỹ năng quản lý của mình hiện đang ở đâu? Thế mạnh của bạn là gì? Điểm yếu của bạn là gì? Đâu là cơ hội giúp bạn bứt phá thành công trong sự nghiệp? Những thông tin chi tiết này sẽ giúp bạn tạo một kế hoạch phù hợp với mình.
4.2 Đặt mục tiêu cải tiến và phát triển
Một khi bạn đã có ý thức về những kỹ năng hiện tại của mình. Bạn cần đặt mục tiêu cho những nỗ lực phát triển của mình về sau. Những kỹ năng nào bạn cần cải thiện? Làm thế nào để bạn đo lường sự thành công? Khung thời gian của bạn là gì? Bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể và có thể đạt được. Bạn sẽ tạo cho mình một đích tới và tăng cơ hội để thành công.
4.3 Lắng nghe phản hồi từ các thành viên trong nhóm của bạn
Nếu bạn không chắc chắn về khả năng hiện tại của mình hoặc kỹ năng bạn nên ưu tiên phát triển. Hãy hỏi ngay chính người đồng nghiệp làm việc với bạn mỗi ngày. Đây là một điều vô giá, giúp bạn có thể xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình.
4.4 Thực hành kỹ năng của bạn
Thực hành các kỹ năng của bạn cả trong và ngoài văn phòng. Ví dụ, nếu bạn thấy rằng một dự án bị thất bại do giao tiếp kém. Hãy xác định điểm bạn làm chưa tốt và ghi nhớ để tránh điều này trong tương lai.
4.5 Theo đuổi sự phát triển chuyên nghiệp
Phát triển chuyên môn có thể là một tài sản quý giá. Giúp bạn đạt được tiềm năng quản lý của mình. Đăng ký một khóa đào tạo quản lý. Giúp bạn nhanh chóng phát triển các kỹ năng quản lý của mình. Đồng thời nắm bắt các cơ hội có thể hỗ trợ bạn trong suốt quỹ đạo sự nghiệp của mình.
Kết luận
Lãnh đạo nhóm đòi hỏi nhiều hơn một chức danh. Bằng cách mở rộng năng lực quản lý quản nhóm. Các nhà lãnh đạo cần có cho riêng mình một bộ công cụ có khả năng khắc phục mọi vấn đề. Rèn luyện kỹ năng lãnh đạo nhóm một cách bài bản giúp ngăn ngừa các vấn đề và xung đột giữa các thành viên.
Đọc thêm các bài viết liên quan khác tại: https://tiepthitute.com//huong-dan-xau-dung-chien-luoc-content-marketing/